«Сколько хранится протокол?» — вопрос, который задают на каждом семинаре и на каждой проверке. Ответ зависит не от памяти руководителя, а от номенклатуры дел: если сроки в ней есть, лаборатория отвечает за минуту, если нет — начинает искать нормативные акты и получает замечание.
По п. 7.5 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 технические записи должны содержать исходные данные, наблюдения, расчёты и сведения, позволяющие при необходимости повторить испытание, а по п. 8.4 — храниться в течение установленных сроков и быть защищёнными от повреждения, утраты и несанкционированного изменения. Критерии аккредитации в п. 24.6 требуют обеспечить сохранность документов и записей и восстановление их в неизменном виде.
Ниже — состав записей, устройство номенклатуры дел, реальные сроки хранения, правила ведения и архив.
Какие записи обязательны
Запись — это документ, который подтверждает выполненное действие. Минимальный набор для лаборатории, выполняющей испытания:
- заявка и договор, журнал регистрации заявок;
- акт отбора пробы и журнал регистрации отобранных (поступивших) проб;
- рабочие журналы и расчётные листы — первичные результаты;
- журнал регистрации протоколов и сами протоколы с приложениями;
- журналы и карты внутреннего контроля (ВЛК), документы по МСИ;
- журнал контроля условий проведения измерений;
- карточки учёта оборудования, графики поверки и аттестации, свидетельства о поверке;
- журналы входного контроля реактивов и материалов;
- журнал несоответствий и корректирующих действий;
- документы по внутренним аудитам и анализу СМК;
- сведения о работниках, документы об обучении и допуске.
Каждая запись должна быть идентифицирована: номер пробы, дата, исполнитель, подпись. Записи без идентификации — просто бумага, и на проверке они не считаются доказательством.
Номенклатура дел: как устроена
Номенклатура дел — таблица из четырёх колонок: индекс дела, наименование, срок хранения, место хранения. Индексы строятся по направлениям: 01 — организация и аккредитация, 02 — документы СМК, 03 — аудиты и несоответствия, 04 — заявки и пробы, 05 — протоколы и технические записи, 06 — методики, 07 — оборудование, 08 — контроль достоверности, 09 — персонал, 10 — поставщики, 11 — переписка, 12 — информационные системы.
Три правила, которые стоит зафиксировать в самой номенклатуре:
- Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения дела. Протокол, выданный в марте 2026 года, при трёхлетнем сроке хранится до 31 декабря 2029 года включительно.
- Применяется наиболее длительный срок. Если обязательные требования, договор с заказчиком и номенклатура дают разные сроки, берётся больший.
- Срок зависит от события. Для протокола — со дня выдачи, для журнала — со дня окончания ведения, для решения — со дня принятия. Это указывается в номенклатуре, иначе сроки считают «от начала года» и путаются.
Сроки хранения: таблица
Типовые сроки из номенклатуры дел комплекта. Их нужно сверить с перечнями типовых архивных документов и отраслевыми требованиями организации — но как ориентир они проверены практикой.
| Индекс | Дело | Срок хранения |
|---|---|---|
| 01-01 | Аттестат аккредитации, область аккредитации, документы по аккредитации | Постоянно |
| 02-01 | Руководство по качеству, процедуры, рабочие инструкции (действующие редакции) | До замены |
| 02-02 | Листы ознакомления персонала с документами СМК | 5 лет |
| 02-03 | Листы регистрации изменений и актуализации | Постоянно |
| 03-01 | Программы, планы, чек-листы и отчёты внутренних аудитов | Не менее 3 лет |
| 03-02 | Журнал несоответствий и корректирующих действий | Не менее 3 лет |
| 03-04 | Реестр рисков и возможностей, план действий | 3 года |
| 04-01 | Заявки и договоры на испытания | 5 лет |
| 04-04 | Журнал регистрации проб | 5 лет |
| 05-01 | Протоколы испытаний и приложения к ним | Не менее 3 лет со дня выдачи |
| 05-02 | Журнал регистрации протоколов | 5 лет |
| 05-03 | Технические записи, рабочие журналы, расчётные файлы | 5 лет |
| 06-01 | Паспорта методик, отчёты о верификации (валидации) | Постоянно |
| 07-01 | Карточки учёта оборудования, графики поверки и ТО | 5 лет |
| 08-01 | Планы-графики ВЛК, журналы контроля, контрольные карты | 5 лет |
| 09-01 | Сведения о работниках, документы об образовании и обучении | 50 лет |
| 12-01 | Журнал регистрации резервного копирования | 3 года |
Требования к ведению записей
Мелочи, из-за которых запись перестаёт быть доказательством:
- Записи ведутся ручкой синего цвета; карандаш и корректирующие средства не допускаются.
- Ошибка исправляется перечёркиванием одной чертой: рядом правильное значение, дата исправления и подпись исправившего. Стереть, замазать или написать поверх нельзя.
- Журналы прошиваются, страницы нумеруются, на последней — подпись руководителя и запись о количестве листов.
- Записи ведутся в момент получения данных, а не «в конце месяца по памяти»: дата получения информации и исполнитель — обязательные поля.
- Электронные записи, которые распечатываются, печатаются с датой распечатки; при последующих изменениях делается новая распечатка, первая не уничтожается и сдаётся в архив.
Электронные записи
Электронный журнал допустим, но к нему предъявляются те же требования плюс защита от несанкционированных изменений.
- Прослеживаемость версий. Сохраняются исходная запись и все промежуточные версии с указанием даты, времени и пользователя.
- Разграничение прав. У каждого пользователя своя учётная запись; общий пароль на всех — несоответствие.
- Резервное копирование. Базы данных и электронные журналы — ежедневно, остальные документы — не реже раза в неделю; проверка восстановления — не реже раза в квартал, с записью.
- Скан-копия не равна оригиналу. Если документ подписан электронной подписью, хранится электронный оригинал, а не скан бумажного.
Архив: опись, выдача, уничтожение
Архив — отдельная от текущих документов единица: запирающееся помещение или шкаф, описи дел, журнал передач.
- Дело формируется по номенклатуре; каждому присваивается индекс с годом заведения, например 05-01/2026.
- Передача в архив оформляется с указанием наименования дела, количества листов, крайних дат и подписи сдавшего; приём подтверждает руководитель лаборатории.
- Выдача из архива — по заявке, с записью в журнале, на срок не более одного месяца.
- По истечении срока проводится экспертиза ценности; решение о хранении или уничтожении оформляется актом. Акты об уничтожении хранятся бессрочно.
Частые ошибки
- Сроки хранения не привязаны к номенклатуре дел. В процедуре написано «хранятся согласно требованиям», а конкретных сроков нет ни в одном документе.
- Номенклатура есть, но по ней не живут. Индексы в журналах не проставлены, описей нет, дела не сформированы.
- Журналы не прошиты и не пронумерованы. Свободные страницы и дописанные задним числом результаты — прямой путь к несоответствию.
- Исправления замазаны или заклеены. Первоначальное значение не читается — прослеживаемость потеряна.
- Электронные журналы без резервных копий. Сбой — и записей за полгода нет.
- Архив в шкафу без описи. Найти протокол трёхлетней давности невозможно даже в собственной лаборатории.
Что проверить в своей номенклатуре
- Номенклатура утверждена и содержит индекс, наименование, срок и место хранения для каждого дела.
- Срок для протоколов — не менее трёх лет со дня выдачи, для журналов — не менее пяти.
- Указано, от какого события считается срок по каждому делу.
- Есть правило о применении наиболее длительного срока.
- В процедуре описаны исправления, прошивка и порядок сдачи в архив.
- Электронные записи: версии, права доступа, резервное копирование, проверка восстановления.
- Есть описи дел и журнал передач в архив за последний год.
СМК-ПР-01-2026 «Управление документацией и записями»
Порядок ведения записей, номенклатура дел, архив, резервное копирование и формы учёта. Плюс сборник форм регистрационных журналов — СМК-Ф-02-2026, 490 ₽ отдельно.