Протокол — единственный документ, который видит заказчик и проверяет эксперт. По нему судят и о качестве работы, и о состоянии системы менеджмента: если в протоколе нет неопределённости, ссылки на метод или подписи утвердившего, дальше можно не проверять.
По п. 7.8 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 результаты оформляются точно, чётко, однозначно и объективно, а состав сведений зависит от того, что именно делала лаборатория: испытания, отбор проб, заключение о соответствии. Для протоколов испытаний продукции при подтверждении соответствия дополнительно применяется ГОСТ Р 58973-2020 — в части, соответствующей области его действия.
Ниже — полный перечень сведений, требования к нумерации, оформлению изменений и типовые пропуски.
Кто утверждает протокол
Протокол оформляет и проверяет руководитель лаборатории либо уполномоченный работник, утверждает — руководитель лаборатории в пределах полномочий. Если правилами организации утверждение отнесено к руководителю организации, протокол утверждается им.
Полномочия на подписание и утверждение закрепляются в должностных инструкциях и распоряжении о распределении обязанностей; при отсутствии уполномоченного лица применяется порядок замещения. Если в протоколе стоит подпись сотрудника, у которого нет документально закреплённых полномочий, это несоответствие — даже при правильном содержании.
Обязательные сведения
Перечень из процедуры оформления протоколов. Символом ** отмечены специальные требования, символом * — сведения об отборе, которые указываются, когда отбор выполняла лаборатория.
| Сведение | Что именно указать |
|---|---|
| Сведения об организации | Наименование и адрес места нахождения юридического лица. |
| Сведения о лаборатории | Наименование, адрес места осуществления деятельности, телефон, электронная почта, сведения об аккредитации. |
| Гриф «УТВЕРЖДАЮ» | В правой верхней части первого листа; строки выравниваются по левому краю или центрируются. |
| Проверил и утвердил | Должность, подпись, инициалы и фамилия, дата утверждения. |
| Наименование документа | «Протокол испытаний»; при необходимости — с указанием вида работ. |
| Уникальная идентификация | Номер и дата оформления на каждой странице протокола. |
| Объект испытаний | Описание и однозначная идентификация: номер пробы, при прямых измерениях — идентификатор акта измерений. |
| Заказчик | Наименование и контактные данные, включая адрес местонахождения и фактический адрес. |
| Место выполнения работ | Адрес лаборатории либо адрес места отбора (прямых измерений); если работы выполнены у заказчика — его адрес. |
| Цель испытаний | Например: контроль качества продукции, производственный контроль, оценка соответствия. |
| Отбор пробы * | Ссылка на план и метод отбора, номер акта отбора, дата и время начала и окончания отбора, НД на метод отбора, место и условия отбора. |
| Дата испытаний | Дата выполнения лабораторной деятельности. |
| Средства измерений | Сведения об использованных СИ и оборудовании. |
| Условия измерений ** | Климатические параметры, если они влияют на результат или предусмотрены методикой. |
| Определяемый показатель | Наименование компонента (показателя). |
| Результат | Значение с указанием единиц измерений. |
| Неопределённость ** | Расширенная неопределённость или границы погрешности — в случаях, предусмотренных методикой, требуемых заказчиком, необходимых для интерпретации или влияющих на заключение о соответствии. |
| Метод | Обозначение нормативного документа на метод испытаний. |
| Дополнительные сведения | Отклонения, дополнения, исключения, информация, предоставленная заказчиком. |
| Ограничения | Заявление, что результаты относятся только к объекту, прошедшему испытания, и запрет воспроизведения протокола не в полном объёме без разрешения лаборатории. |
| Страницы | Номер текущей страницы и общее количество: «страница 1 из 3». |
Если сведения предоставил заказчик и они могут повлиять на достоверность результатов, в протокол включается заявление об ограничении ответственности лаборатории. Если пробы отобрал заказчик, это отражается прямо: результаты относятся к образцу, отобранному заказчиком.
Нумерация и идентификация
Рабочая схема — номер вида Х-ХХ/ГГ: порядковый номер, месяц и две последние цифры года. Например: «Протокол испытаний № 2-01/26 от 29.01.2026». Год в номере обеспечивает уникальность между годами, а месячная группа помогает найти документ.
- В рамках календарного года нумерация начинается с единицы.
- Нумерация протоколов ведётся отдельно от нумерации проб и актов.
- Ответственный за присвоение номера и регистрацию — руководитель лаборатории; факт регистрации фиксируется в журнале протоколов.
- Дата регистрации, дата и способ фактической передачи заказчику фиксируются в записях, а не только в протоколе.
Оформление и ГОСТ Р 58973
Требования ГОСТ Р 58973-2020 применяются в части, соответствующей области его действия: протоколы испытаний продукции для целей подтверждения соответствия. Для остальных протоколов действуют 17025 и собственная процедура, но оформление удобно выдержать в том же стиле.
- Текст на русском языке; результаты — в единицах величин, допущенных к применению в Российской Федерации (ГОСТ 8.417). Несистемные единицы допускаются, если они используются при формировании нормативов к объекту.
- Шрифты — 10, 12, 13, 14; в таблицах допускаются меньшие. Абзацный отступ 1,25 см, интервал 1–1,5.
- Допускается двустороннее оформление; при нём ширина левого поля на лицевой стороне и правого на оборотной должны быть равны.
- Протокол может содержать разделы, подразделы и пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
- Регистрационный номер может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами), если это описано в процедуре.
Изменения: «ВЗАМЕН» и отзыв
После выдачи протокол не правится. Изменение оформляется новым документом взамен ранее выданного, с формулировкой:
«Протокол испытаний № 2-01/26/1 от 31.01.2026 ВЗАМЕН протокола испытаний № 2-01/26 от 29.01.2026».
- К базовому номеру заменяемого протокола через дробь добавляется порядковый номер нового документа.
- Датой нового протокола является дата его оформления (утверждения); дата ранее выданного не меняется.
- Ранее выданный протокол подлежит отзыву; его копия хранится в деле.
- Причина изменения указывается в новом протоколе или в связанной записи — например, в решении об изменении выданного протокола.
- Об изменениях и об отзыве уведомляется Росаккредитация в порядке, установленном для ФГИС.
Если заключений о соответствии нет
Лаборатория может не выдавать заключения о соответствии и не давать мнений и интерпретаций. Это допустимо, но должно быть заявлено — в РК, в процедуре и, при необходимости, в самом протоколе. Молчание здесь не нейтрально: если методика предполагает оценку соответствия, а протокол её не содержит, у заказчика возникнет вопрос, а у эксперта — замечание к области аккредитации.
Если заключение всё же выдаётся, по п. 7.8.6 указываются критерий соответствия, результат и какое именно правило применено. Если выдаются мнения и интерпретации — по п. 7.8.7 они должны быть основаны на результатах и чётко отделены от них.
Электронные протоколы
Два варианта документооборота, и оба допустимы:
- Бумажный. Протокол печатается в двух экземплярах, утверждается, один передаётся заказчику с отметкой о выдаче, второй хранится в лаборатории.
- Электронный. Протокол подписывается электронной подписью и передаётся заказчику в электронном виде; в лаборатории хранится электронный оригинал.
Скан-копия бумажного протокола не является электронным оригиналом. Выбранный вариант фиксируется в договоре или заявке — иначе при проверке непонятно, какой экземпляр считать подлинником.
Частые ошибки
- Нет неопределённости или погрешности. Методика её нормирует, а в протоколе только результат.
- Не указано, что результаты относятся только к образцу. Стандартная оговорка, которую чаще всего пропускают.
- Номер только на первой странице. Требование — уникальная идентификация на каждой странице.
- Поля об отборе заполнены, хотя отбора не было. Появляются «нулевые» акты и фиктивные даты.
- Протокол правится после выдачи. Вместо нового документа с пометкой «ВЗАМЕН» — исправленная версия того же файла.
- Подписал сотрудник без полномочий. В должностной инструкции и распоряжении такого права нет.
- Нет записи о выдаче. Протокол зарегистрирован, но когда и как передан заказчику — неизвестно.
Что проверить в своём протоколе
- Все обязательные сведения на месте, включая оговорку об объекте и запрет частичного воспроизведения.
- Номер и дата стоят на каждой странице, есть «страница Х из Y».
- Показатель точности соответствует тому, что установлено методикой.
- Поля об отборе заполнены только тогда, когда отбор действительно был.
- Подписал и утвердил тот, у кого есть полномочия.
- Есть запись о регистрации и выдаче протокола.
- Порядок изменений и отзыва описан в процедуре и соблюдается.
СМК-ПР-16-2026 «Оформление и выдача протоколов»
Состав сведений, нумерация, утверждение, выдача, изменения и отзыв, электронный документооборот. Word, обезличено. Формы протоколов — в СМК-Ф-01-2026.